Офисный переезд – это всегда головная боль, особенно в таком большом городе как Днепропетровск. Задача ведь не только в том, чтобы найти машину и перевезти мебель, компании осуществляющие грузоперевозки сегодня популярны и многочисленны, да и грузчики – не проблема. Гораздо сложнее грамотно организовать процесс с минимальными потерями сил и времени и наладить работу офиса на новом месте.

Подготовку переезда офиса следует начать заранее – за несколько дней (недель, месяцев) до непосредственно переезда. В обязательном порядке проинформируйте своих постоянных клиентов о том, что офис сменит свой адрес. Сделать это можно при помощи электронной рассылки, обычной почты или телефона. Так же подготовьте визитки или флайеры с информацией о новом адресе компании и начните их вручать всем клиентам заранее.

Так же заранее составьте план переезда, в котором укажите список вещей и того имущества, которое планируется перевести. Остальное же, не задумываясь, отправьте в мусорный ящик. При составлении плана неплохо руководствоваться схемой нового помещения, на которой следует заранее обозначить, какую именно мебель и куда вы планируете ставить. За это вам скажут спасибо ваши же грузчики, кроме того это поможет быстрее организовать работу офиса на новом месте.

Подберите наиболее удобный день для переезда, чтобы он не мешал ведению бизнеса вашей компании. Максимально удобно сделать это в период непосредственно перед праздниками или длинными выходными – время, когда деловая активность несколько затухает. Тогда у вас будет больше времени для того, чтобы подготовить офис к работе.

Непосредственно перед переездом займитесь разборкой мебели. Это могут сделать или специально приглашенные грузчики сторонней компании, либо ваши специалисты. Не поддавайтесь соблазну перевести мебель, не разбирая ее – тут есть несколько подводных камней. Во-первых, такую мебель неудобно переносить и транспортировать, поэтому ее легко повредить, и не факт, что до нового офиса ваши не разобранные шкафы доедут в полном здравии. Во-вторых, такая мебель имеет большие габариты и занимает много места в кузове (фургоне) микроавтобуса, которые чаще всего используют компании, осуществляющие грузоперевозки (Днепропетровск здесь не исключение). Увеличение количества рейсов выльется в дополнительные расходы.

Найдите транспорт и организуйте ему беспрепятственный проезд на территорию, непосредственно прилегающую к офису. Если перед офисом имеется автостоянка для транспорта сотрудников, освободите ее. Посмотрите, возможно, вынос мебели и вещей лучше организовать через задний вход, со двора, в таком случае позаботьтесь об обеспечении подъездных путей там.

Поручите сотрудникам самостоятельно упаковать в коробки свои личные вещи. Каждую коробку необходимо подписать, чтобы сразу же было понятно содержимое. Например – «Адвокат Иванов, отчеты за январь 2012 года», «Офис-менеджер Петрова, канцелярские принадлежности» и т. д. Упаковкой и подготовкой к переезду офисной техники и компьютеров пусть займутся системные администраторы или специалисты IT-отдела. К слову, им же следует поручить заранее, позаботиться о том, чтобы в новом офисе уже была организована локальная сеть, подключение к интернету и телефонное соединение. При организации сети, руководствоваться следует заранее составленным планом расположения сотрудников в новом офисе.

И еще один совет – для быстрой и качественной перевозки лучше всего воспользоваться услугами специализированных компаний. Тут вам и транспорт и профессиональные грузчики – Днепропетровск предлагает немало подобных услуг, достаточно просто набрать номер и договорится об услуге грузоперевозки.