Как подготовить офис к переезду за две недели
- За две недели. Назначьте ответственного, напишите клиентам о новом адресе, закажите интернет на новом месте и спросите у управляющего зданием про лифт.
- За неделю. Составьте перечень имущества и схему нового офиса, раздайте сотрудникам коробки, договоритесь с нами о машине и людях.
- За два-три дня. Сделайте резервные копии, достаньте картриджи из принтеров, подпишите кабели и коробки.
- В пятницу вечером. Сотрудники забирают ценное, администратор отключает технику, бригада приступает.
- В понедельник с утра. Компьютеры стоят на столах, сеть работает, расстановка сверена со схемой.
Когда переезжать
Проще всего в выходные. Газета «Безплатка» с офисом на 30 мест переехала с пятницы на понедельник. В понедельник люди вышли на работу уже по новому адресу. Хорошо подходит и день перед длинными выходными или праздником, когда рабочий ритм и так замедляется.
Мы работаем в выходные и праздники. О большом офисе позвоните заранее. Тогда хватит времени согласовать лифт и парковку в обоих зданиях.
Кто с вашей стороны отвечает за переезд
Назначьте одного человека, который принимает решения. Это может быть администратор, офис-менеджер или завхоз. С ним говорит наш бригадир и переписывается управляющий зданием. Он же держит у себя схему. Когда решают пятеро, кто-нибудь обязательно скажет грузчикам обратное.
От каждого отдела тоже понадобится свой ответственный. Он следит, чтобы коробки отдела были подписаны и стояли у двери кабинета. Бригаде это сэкономит часы.
Схема нового офиса сэкономит часы
Начертите план нового помещения и отметьте на нём каждый шкаф, стол и тумбу. Распечатайте его. Повесьте копии в кабинетах, а одну отдайте нашему бригадиру.
Офис FotoMag на 120 мест мы перевезли со второго этажа на девятый за одни выходные. Мебель ставили по плану заказчика. Без плана мебель оказывается там, куда её удобно было занести, и потом её приходится двигать второй раз.
Перечень имущества и маркировка
Перепишите имущество по кабинетам. Мебель, техника, документы и личные вещи идут отдельными строками. То, что в новом офисе не пригодится, отложите сразу. Возить стулья и шкафы, которым нет места на схеме, значит платить за лишние часы.
На каждой коробке и на мебели пишите номер нового кабинета, а на личных вещах ещё и фамилию. Тогда грузчик несёт коробку сразу туда, куда нужно, и спрашивать, чья она, не придётся. Цветные наклейки на коробках и на дверях кабинетов работают не хуже цифр.
Бумаги кладите в небольшие коробки. Держитесь предела в 20–25 кг на одну: документы тяжелее, чем кажется, а у большой коробки просто выпадет дно. Ящики столов, которые не запираются, освободите или заклейте скотчем. Ключи от тумб подпишите и сложите в один пакет. Стеллажи архива или склада при офисе освободите от бумаг. Разберём их и соберём на новом месте мы сами.
Техника, серверы и сейф
Компьютеры, принтеры и телефоны отключает ваш администратор или подрядчик. Он знает, что куда подключено. Перед этим сделайте резервные копии данных и достаньте из принтеров картриджи. Кабели подпишите, иначе в понедельник придётся долго выяснять, что куда включать.
Мониторы мы заворачиваем в плёнку или кладём в родные коробки, если они сохранились. Системные блоки едут отдельно от мониторов. Серверы и сетевое оборудование лучше вывезти и занести первыми, чтобы к понедельнику успели поднять сеть. Подключение на новом месте заранее согласуйте с провайдером. Чаще всего именно оно затягивается дольше всего.
О сейфе скажите отдельно. Такой, на 300 кг, мы выносили при переезде большого офиса. Четверо людей и MAN работали два дня, восемь часов в первый и четыре во второй, и вместе с сейфом вывезли мебель за три рейса того же MAN. Как мы отсоединяем сейф от крепежа и закрепляем на новом месте, рассказано на странице перевозка сейфов.
Шкафы, которые не проходят в дверь собранными, мы разбираем на месте. В новом кабинете собираем их снова. Скажите о них при заказе, чтобы бригада взяла нужный инструмент.
Начните с лифта и лестниц
Лифт и лестницы определяют, сколько людей и дней уйдёт на переезд. Офис «Аукро Украина» на 75 мест был разбросан по трём этажам, 8-му, 10-му и 12-му, в башне бизнес-центра «Мост-Сити», и лифт для переезда не дали. Двадцать наших грузчиков два полных дня спускали всё по лестнице. Другой офис, пять кабинетов на третьем этаже с узкой лестницей, перевезли шестеро человек и Газель на 16 м³ за шесть часов.
Спросите у управляющего зданием, можно ли занять грузовой лифт и в какие часы. Его часто бронируют заранее. Узнайте, где встанет машина, чтобы не перекрыть проезд. Для выноса мебели и техники бывает нужно разрешение или пропуск. Ещё договоритесь, что пол в холле и на лестнице мы застелем картоном. Без этих ответов бригада стоит, а часы идут.
Сколько людей и времени нужно офису
Общей нормы для офисов нет. Есть наши работы. Профсоюз с офисом на 112 мест переехал за два дня. Мы спустили всё с 4-го и 5-го этажей и подняли на 2-й в новом здании. «Интерпайп Украина» с офисом на 150 мест переезжал месяц, только в выходные. Каждую субботу и воскресенье туда выходили двадцать-тридцать наших людей.
Восемь человек на одном объекте у нас обычная бригада. Сколько закладывать вам, решают этажи, лифт и расстояние от двери до машины. Об этом мы спросим в первую очередь.
По нынешним ставкам шестеро грузчиков и Газель на шесть часов стоят вместе от 16 800 грн. Все ставки есть на странице цены.
С компаниями мы всегда заключаем договор. Платить можно заранее или после работы, это решаем при заказе. Ставки на сайте указаны за наличные. Нужен счёт с НДС? Такую цену скажем отдельно, после разговора.
Что проверить в понедельник с утра
Пройдитесь по офису со схемой в руках. Мебель должна стоять на своих местах, компьютеры быть подключены, а сеть и телефоны работать. Каждый сотрудник находит свою коробку. Ключи от тумб и кабинетов розданы, старый офис пуст и сдан. Если чего-то не хватает, скажите нам в первые часы. Пока всё свежо в памяти, найти вещь легко.
Кого предупредить о новом адресе
За две недели напишите клиентам и поставщикам. Измените адрес на сайте, в профиле на Google Картах, в счетах и подписях писем. Отдельно предупредите тех, без кого офис не работает. Это администрация здания, интернет-провайдер и курьеры.
Визитки с новым адресом напечатайте заранее. На двери старого офиса повесьте объявление о переезде.
Как мы ведём переезд от первой коробки до расстановки мебели, рассказано на странице офисный переезд. Людей можно заказать и отдельно, без машины, на странице грузчики. Как посчитать бригаду под свой офис, объясняет статья сколько грузчиков нужно. Звоните с 7:00 до 20:00.